Human Capital Assistant (m/w/d)

Bei QBS geht es nicht nur um Software – wir gestalten die Zukunft ihrer Bereitstellung. Über unsere intelligente, nahtlose und skalierbare Plattform verbinden wir Softwarehersteller und Fachhändler und schaffen Wachstum auf beiden Seiten des Marktes. Seit über 35 Jahren sind wir im internationalen Softwarevertrieb tätig. Heute sind wir in mehr als 20 Ländern aktiv und kombinieren globale Reichweite mit lokaler Marktkenntnis.

Die Position Human Capital Assistant unterstützt die Head of Human Capital bei der effektiven Steuerung und Umsetzung aller operativen Personalprozesse und trägt maßgeblich zu einem professionellen und serviceorientierten Employee Lifecycle bei.

Gesucht wird eine proaktive, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die Freude daran hat, Ordnung zu schaffen, Prozesse zu optimieren und als verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Partner zu agieren. Durch die Übernahme operativer Aufgaben schafft die Rolle Freiraum für strategische Human-Capital-Initiativen und unterstützt das weitere Wachstum des Unternehmens.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei allgemeinen personaladministrativen Fragestellungen
• Pflege und Verwaltung von Personalakten sowie personalrelevanten Dokumenten
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Pflege von HR-Richtlinien, Prozessen, Dokumentationen und Compliance-Anforderungen
• Unterstützung bei Recruiting-Prozessen, Bewerbermanagement sowie der Organisation von Interviews und Auswahlverfahren
• Koordination und Durchführung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen inklusive Equipment-, Zugangs- und Dokumentenmanagement
• Erstellung von Vertragsunterlagen, Bescheinigungen, Personaländerungen sowie weiterer personalrelevanter Dokumentation
• Verwaltung und Nachverfolgung von Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen und sonstigen personellen Bewegungen
• Unterstützung bei arbeitsrechtlichen, arbeitsmedizinischen sowie Health-&-Safety-relevanten Themen
• Organisation von internen Schulungen, Mitarbeiterveranstaltungen und Human-Capital-Initiativen
• Unterstützung bei Office-Management-, Facility- und organisatorischen Themen zur Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit Schwerpunkt Human Resources oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste bis mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Human Resources, People Operations, Personaladministration
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Personaldaten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein serviceorientiertes und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden und Führungskräften
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig in einem dynamischen Arbeitsumfeld zu koordinieren
• Hands-on-Mentalität, hohe Eigeninitiative und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge voranzutreiben
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint)

Benefits

• 💰 Starker Support für später: Wir bezuschussen Deine betriebliche Altersvorsorge zu 100%
• 🏥 Gut abgesichert: Dank betrieblicher Krankenzusatzversicherung bist Du auch im Ernstfall bestens versorgt.
• 🚉 Komm entspannt an: Mit dem Jobticket bist Du günstig und flexibel unterwegs.
• 👶 Familienfreundlich: Wir unterstützen Dich mit einem Zuschuss zur Kinderbetreuung.
• 🧘 Work-Life-Balance aktiv leben: Wöchentlich stattfindender Yoga-Kurs
• 🏡 Flexibilität, die zu Deinem Leben passt: Mobiles Arbeiten und Gleitzeit
• 🐾 Tierisch gute Stimmung: In unserem hundefreundlichen Büro bist Du auch mit Vierbeiner willkommen.
• 🧃 Für das leibliche Wohl: Kostenlose Getränke wie Wasser, Kaffee, Tee & Softdrinks stehen jederzeit bereit.
• 🤝 Offene Unternehmenskultur: Dich erwartet ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien und echtem Teamgeist

Bei QBS verstehen wir Vielfalt nicht als Pflichtübung, sondern als Motor für Innovation, Kreativität und Wachstum. Wir gestalten eine Unternehmenskultur, in der sich alle zugehörig fühlen, jede Stimme zählt und unterschiedliche Perspektiven geschätzt werden. Wir heißen Menschen aller Hintergründe, Erfahrungen und Identitäten willkommen – denn wir wissen: Unterschiedliche Sichtweisen machen uns stärker.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich persönlich kennenzulernen.

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